تقرير عن حجم العمل المستلم من الفترة 1ـ11ـ2008 إلى غاية 30ـ 04ـ2009 عبر المنظومة الإلكترونية  لقسم الشؤون الثقافية – لندن

تحية طيبة

يسعدنا أن نضع بين يدى المهتمين هذا التقرير عن آداء قسم الشؤون الثقافية خلال الفترة المبينة أعلاه . وقبل سرد البيانات نود أن نلفت إنتباه المهتمين بأن هذه الإحصائيات تخص القسم الإدارى فقط. حيث أن القسم الإدارى يتكون من عدد  15 موظف منهم 10 إداريين يقومون بالتعامل مباشرة مع الطلبات المستلمة عبر المنظومة الإلكترونية كل حسب الدرجة الموفد لها الطالب. أما بقية الموظفين فتتنوع مهام وطبيعة عملهم من ناحية المتابعة و المراجعة وتوفير الخدمات والدعم التقنى و الإدارى.

الإحصائيات:

العدد الإجمالى للمراسلات الواردة لبريد المستشار 3092 رسالة بريدية.

عدد الطلبات الألكترونية الواردة لمشرفى الدرجات 17832 طلب مقسمة ومصنفة كما هو موضح فى الجدول التالى:

أما بالنسبة للطلبات الصوتية فقد تم إستلام عدد 2733 طلب صوتى أى بمعدل 15 مكالمة يوميا تقريبا. وهو أقل بكثير من المعدل السابق  الذى وصل إلى 141 مكالمة يومية. وهذا الإنخفاض نتيجة إتجاه الأخوة الطلبة إلى إستخدام منظومة الطلبات الإلكترونية لتقديم الطلب. ومتابعة النتيجة عبر خدمة النشرة اليومية الإلكترونية.

كما أنه تطوير آلية العمل الداخلى من خلال تطوير التطبيقات الإلكترونية لتسهيل و تسريع العمل.وتوظيف عدد من الموظفين الجدد كان له الأثر الإيجابي على الأداء.

وفى ختام هذه النشرة يهمنا أن نلفت إنتباه الطلبة لأهمية الإطلاع و إتباع النقاط التالية:

·       تفادى تكرار الطلب لأكثر من مرة.

·       متابعة الطلب عبر النشرة الخدمية لتوفير وقتك ووقت الإدارى.

·       إختصر ووفر تكاليف زيارة القسم بلندن بإحالة الإستفسارات و المقترحات عبر مراسلة مشرف درجتك أو الأخ الخبير التعليمى فى حالة وجود ملاحظات  .

·       تذكر بأن الطلب بحاجة لخمسة أيام عمل لإنهائه.

·       الطلبات الخاصة بإصدار رسائل تجديد الإقامة يجب أن تتقدم بها بفترة لا تقل عن شهرين من تاريخ إنتهاء صلاحية الإقامة لتفادى التأخير.

·       الطلبة الجدد يجب أن يرسلوا لنا عناوين سكنهم وبيانات الإتصال بهم بعد ألإستقرار ، و فى أسرع وقت ممكن عبر مشرف الدرجة الخاصة بك.

وفى الختام لا يسعنا إلا أن نشكر كل من راسلنا،  مشاركا بمقترح أو ملاحظة لتحسين العمل. كما نشدد على أيدي الجميع على الإستمرار بمراسلتنا و إرسال المقترحات و الملاحظات عبر القنوات المخصصة .

مع تمنياتنا للجميع بالتوفيق والنجاح

د. سعد عبد العزيز مناع

الخبير التعليمى لقسم الشؤون الثقافية - لندن

لإرسال أى مقترحات أو ملاحظات أضغط هنا